摘要：在现在的办公管理中，如何借助演示文稿，让枯燥的会议活跃起来，已经是越来越多人讨论的话题。本文以此为出发点，介绍PPT的制作要点，并详细分析在PowerPoint2010中添加flash的技巧与操作过程。
关键词：PPT；FLASH
中图分类号：TP317文献标识码：A文章编号：1009-3044(2011)11-2666-02
Let PPT in the Office Meeting so Vividly Played out
HUANG Jie-zhen1, ZHU Xuan2, CHEN Da-cheng3
(1.Guangdong Service Center for Meteorological Science and Technology, Guangzhou 510080, China; 2.Guang Dong Province Meteorological Information Center, Guangzhou 510080, China; 3.Logistics Service Center of Guangdong Provincial Meteorological Bureau, Guangzhou 510080, China)
Abstract: In the present office management, how to use presentations, active session so boring, is already growing topic of discussion. This article as a starting point to introduce PPT to the main points of production , and detailed analysis to add flash in PowerPoint2010 techniques and operation.
Key words: PPT; FLASH
在各种各样的办公会议场合中，常常发现听讲的人多多少少在下面发困打瞌睡。一方面，可能是发困人平日工作任务繁忙、压力大，休息不足导致亚健康。但开会发困问题并非全是发困人方面，重要的是要看会议的形式和会议的内容方面。如果枯燥无味、长篇大论照着读文件，时间一长，就很容易演变成吹眠曲，让听讲的人困意闲扰。
为防止发困情况出现，首先要充分准备自己的演示文稿。而演示文稿是通过信息手段把真实事物以虚拟形式呈现给别人观看，是随着信息技术的发展快速兴起的一个领域。尤其是轻松愉悦的座谈会，生动的PPT展示，可以带来意想不到的效果。对于工作总结、欢送、座谈会形式的会议，要注重图文并茂，文字篇幅不宜过长，列出标题，让图文生动地展现出来。本文主要介绍在PowerPoint2010中，图片动画的制作过程，以及详细论述在PPT中如何导入flash动画，并添加控件控制动画。
1 生动PPT的基本要素
PPT是制作和演示幻灯片的软件，能够制作出集文字、图形、图像、声音以及视频剪辑等多媒体元素于一体的演示文稿，把自己所要表达的信息组织在一组图文并茂的画面中。一个生动PPT的基本要素主要有以下几点：
1）对于一个演示文档，最重要的就是它的画面，画面的生动能提高演示文档的吸引力。
2）在制作演示文档时，最大的忌讳就是将大段的文字直接呈现在屏幕上。对工作总结的文字内容必须归纳取舍，选出重点，把标题放在幻灯片上展示，其他的说明性文字则可将之全部留给演讲者去讲述。不过，在取舍时一定要注意保持文档结构的完整，层次的清楚，再配合准确的表达以达到完美的效果。
3）让图片素材通过动画的形式或简单的图片处理进而生动地展现出来。
4）在诙谐形式的欢送座谈会中，可以将ppt制作成自动播放的形式，适当地添加背景音乐，衬托气氛，让意境更加突出。
2 生动ppt的制作过程
2.1 在ppt中插入背景图
在空白幻灯片中右键点击，选择“设计背景格式”，如图1，在弹出的对话框中选择“图片或纹理填充”，点击“文件”按钮。找到要插入的背景图。
2.2 在ppt中插入音响效果
在“插入”栏的“音频”选项的“文件中的音频”中选择要插入的音频文件。如果是制作成自动播放的音响效果，要在不同章节的幻灯片中插入不同的音频文件。在PowerPoint2010中，可以轻松控制背景音乐播放时间。在菜单栏“动画”中，点击“动画窗格”，在音频文件的下拉菜单中选择“效果选项”。如图2所示，在弹出的“播放音频”对话框中，设定开始播放的时间及停止播放的时间。例如，第一背景音乐的播放时间要求是从头开始至第44张幻灯片后结束，那么在“开始播放”中点击选择“从头开始”，在“停止播放”中选择“在……张幻灯片后”，并在选择框中填上数字44。
2.3 在PowerPoint2010中轻松实现动画
PowerPoint2010，在动画制作中，有了更形象直观的界面。点击图片或文字，在“动画”中选择适合的“效果选项”。而且在“动画窗格”中，可以像一些画图软件的图层窗口，轻松调整动画出现的先后循序。
在PowerPoint2010动画制作中，比以往2007和2003版新增添了一个很好用的功能，那就是动画刷。通过动画刷，只需单击一下，即可重新创建同一动画。特别是幻灯片多而且动画重负的时候，PowerPoint2010中的动画刷可以大大减少重负工作量。
2.4 在PowerPoint2010中巧用flash动画
演示的三大主流有PPT、FLASH和3D动画。目前，这些演示技术都在不断提升，相互渗透、相互交融。Flash的矢量动画体积小巧，晶莹可爱，交互性强。PPT能将制作素材丰富地罗列出来简单易用，制作出的幻灯片结构简洁、条理清晰。两者相结合，可以增添ppt的生动性，让ppt增色不少。那么，如何将Flash动画加入到PowerPoint中呢？以下详细介绍在操作步骤：
1）在PowerPoint中新建幻灯片。
2）将flash动画的swf后续名格式的文件，拷到与ppt存放的同一个文件夹内。
3）如果菜单栏中无“开发工具”选项，则要在“文件”中点击“选项”，如图3，在弹出的“PowerPoint选项”中，点击“自定义功能区”的选项卡，在“主选项卡”中勾选“开发工具”。
4）在“开发工具”的“控件”栏中点击“其他控件”。在弹出的对话框中选择“Shockwave Flash Object”，点击“确定”。出现“十”字光标，再将该光标移动到PowerPoint的编辑区域中，画出适合大小的矩形区域，也就是播放动画的区域，就会出现一个方框。
5）在这个方框内右键点击，选择“属性”，在弹出的“属性”对话框的“Movies”中输入flash动画的全名，如图4所示。
6）为了确保每次播放含有flash动画的幻灯片时，能从flash的第一帧动画开始播放，需添加控件控制。在“开发工具”中点击“Visual Basic”。在“工程-VBAProject”中右键点击 “插入”一个“模块”，在模式中添加代码，如图5所示。
控制幻灯片中，每次flash播放都是从第一帧播放的代码控制如下：
Sub OnSlideShowPageChange()
Dim obj As ShockwaveFlash '定义变量obj
For i = 1 To ActivePresentation.Slides.Count
For Each ctl In ActivePresentation.Slides(i).Shapes
If (LCase(ctl.Name) = "shockwaveflash1") Then
Set obj =ActivePresentation.Slides(i).Shapes("ShockwaveFlash1").OLEFormat.Object
'使obj指向第i张幻灯片的Flash 的ActiveX对象，若要控制其它幻灯片可以修改Slides(8)里的数字,例如,如果要控制第5张幻灯片,可修改为Slides(5)。
obj.Playing = True'将Flash 的ActiveX对象的Playing属性设为真
obj.Rewind '使影片从第一张开始播放
obj.Play '播放影片
End If
Next
Next
End Sub
7）在ppt中控制flash播放的时间。在“切换”栏的“换片方式”的“设置自动换片时间”中填写flash播放的时长。
3 小结
在一些报告、总结类的会议上，常常发现下面有很多人打瞌睡。这不能全怪别人，首先要检讨自己，是不是自己报告太单调啦。要防止这种情况的发生，首先要充分地准备自己的演示文稿。在会议中，利用精心准备PPT演示文档，可以活跃会议气氛，使会议内容更加直观，让会议精神及内容更容易传达。
参考文献：
[1] 郭喜如.Sorry我不是故事打瞌睡的 怎么不让PPT变成催眠剂[J].电脑迷,2009(5):74-75.
[2] 李晓琴.浅谈有关PPT 课件制作的几点体会[J].电脑知识与技术,2010,6(20):5601-5603.
